Help: Agenda en inschrijflijsten

Hoe gaat de agenda om met internationale tijdzones?

Op pagina van de agenda staat jouw tijdzone.

Als lid wordt, kan de tijdzone handmatig worden ingesteld of als dat niet is gedaan, zal het systeem het automatisch instellen als je voor het eerst inlogt. Je kunt het altijd aanpassen onder > Profiel.

Voorbeeld tijdzones: Onder de agenda staat je tijdzone. Voor Nederland is dit bijvoorbeeld CET – Europe/Berlijn.

Hoe plaats ik een afspraak in de agenda?

Klik op “+ Afspraak toevoegen” en vul de velden in. Een beheerder kan ervoor kiezen om leden geen kalenderitems toe te laten voegen.

Als je een workspace-beheerder bent, kan je de afspraak zichtbaar maken voor de hele workspace (alle groepsruimten).

Als je een coach of trainer bent kan je ook een afspraak aan een cursustijdlijn toevoegen. Deze wordt ook in de agenda weergegeven. Alle afspraken worden aan de dagelijkse en wekelijke e-mailnotificaties toegevoegd.

Hoe maak een inschrijflijst?

Een inschrijflijst is een lijst van tijdslots waar één of meer mensen zich op kunnen inschrijven. Als je bijvoorbeeld wilt dat een groep van 6 personen zich inschrijft op tienminuten-slots, maak je een afspraak van 1 uur met tijdslots van tien minuten.

De inschrijflijst wordt ook aan de automatische notificaties toegevoegd. Als je de inschrijflijst gemaakt hebt, kan je vervolgens ook op de titel klikken en dan de URL gebruiken om het rond te mailen of te posten. Zie de voorbeelden hieronder.

Hoe maak ik een inschrijflijst voor zes coaching sessies van 10 minuten? (Voorbeeld 1)

Klik op een dag in de agenda en volg de volgende stappen.
In dit voorbeeld plannen wij 6 tijdslots van 10 minuten en willen op de inschrijflijst zien welke ouders bij welke leerlingen horen.

1. Voer een tijdsblok in

Datum

Bv. 10-10-2018

Tijd

Bv. 10:00 – 11:00

Titel (voorbeeld):

Schrijf je in coaching-gesprek

Beschrijving:

Vandaag kunnen 4 mensen terecht voor een coaching sessie. Klik op een wit tijdslot. De grijze slots zijn niet beschikbaar.

Wie kan inschrijven:

Leden

Slot duur:

10 minuten

Max. Inschrijvingen per tijdslot

1

 

2. Bekijk de inschrijflijst

Bewaar de afspraak en klik er op. Je ziet boven in het venster een knop > Inschrijven.. Probeer het, je kunt altijd weer een inschrijving weghalen met de zwarte stip. Klik op het slotje (alleen zichtbaar voor diegene die ) om een tijdslot te blokkeren zodat niemand het kan kiezen (bv voor een pauze). Als iemand zich inschrijft, zal de afspraak rood worden in hun agenda en alleen die inschrijving zal in de e-mailnotificaties komen.

3. Laat mensen weten dat er een inschrijflijst is

Leden krijgen notificaties van agenda afspraken (herinneringen) maar je moet je natuurlijk ook de groep laten weten dat er een intekenlijst is. Klik hiervoor op de titel van de afspraak om de pagina weer te geven. Neem hiervan de URL (http://.....) om rond te mailen of op het prikbord te plaatsen.

4. Druk de lijst af

Open de afspraak en kies de knop afdrukken als iedereen zich heeft ingeschreven en je bent klaar!

 

Hoe maak ik een inschrijflijst voor 25 mensen voor een bijeenkomst van 1 uur? (Voorbeeld 2)

Klik op een dag in de agenda en volg de volgende stappen. In dit voorbeeld plannen wij een bijeenkomst van 1 uur voor maximaal 25.

1. Voer een tijdsperiode in van 1 uur

Date

Bijv. 10-10-2019

Titel (voorbeeld):

Schrijf je in voor de bijeenkomst

Beschrijving:

Wees er snel bij want er is maar plek voor 25 mensen.

Wie kan inschrijven:

Iedereen

Slot duur:

1 uur

Max. Inschrijvingen

25

 

2. Bekijk de inschrijflijst

Bewaar de afspraak en klik erop. Je ziet nu een lijst met tijdslots. Bovenaan de lijst vind je een groene Inschrijf knop Probeer het, je kunt altijd weer een inschrijving weghalen met de zwarte stip. Klik op het slotje om een tijdslot te blokkeren zodat niemand het kan kiezen (bv voor een pauze). Als iemand zich inschrijft, zal de afspraak rood worden in hun agenda en alleen die inschrijving zal in de e-mailnotificaties komen

3. Laat mensen weten dat er een inschrijflijst is

Hoewel agenda-afspraken in herinneringen opgenomen worden, moet je natuurlijk ook de groep laten weten dat er een intekenlijst is. Klik hiervoor op de titel van de afspraak om de pagina weer te geven. Neem hiervan de URL (http://.....) om rond te mailen of op het prikbord te plaatsen.

4. Druk de lijst af

Open de afspraak en kies de knop afdrukken als iedereen zich heeft ingeschreven en je bent klaar!

Verstuurt de agenda herinneringen?

Ja, je ontvangt dagelijkse of wekelijkse herinneringen van alle agenda afspraken van alle groepen in een e-mail. Het weekoverzicht wordt op zaterdag verstuurd. Iedere gebruiker kan de frequentie aanpassen onder voorkeuren (Profiel afbeelding > Voorkeuren > Notificaties).

Als je een inschrijflijst toevoegt en iemand schrijft zich in of de beheerder kiest iemand, dan ontvangt alleen die persoon een herinnering.

Hoe koppel ik de agenda aan Outlook, Google Calendar of andere agenda’s?

Klik op de link onder de groepsagenda om in Outlook of andere agenda’s je te abonneren op een groepsagenda. Dit zal om privacy redenen alleen werken zolang je lid bent van de groep.

Let op: Sommige agenda's zoals Google Calendar synchroniseren slechts één keer per dag met externe abonnementen. Raadpleeg de hulp van de agendatoepassing voor de frequentie en overige opties.