Verwerkersovereenkomst LearningStone

versie 20-4-2018

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die LearningStone (een handelsnaam van Maximonster Interactive Things BV, hierna: Verwerker) ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 50474324, uitvoert ten behoeve van een wederpartij (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) aan wie zij diensten levert middels het online platform LearningStone (hierna: Het Platform). De verwerkersverantwoordelijke wordt vertegenwoordigd door de persoon die een LearningStone workspace aanmaakt en de verwerkersovereenkomst tekent (de LearningStone Workspace-administrator).

De verwerkersverantwoordelijke en tevens de elektronisch ondertekenaar van deze overeenkomst wordt vastgesteld op het moment van aanmaken of aanpassen van een Workspace licentie als stap van de abonnements-wizard. De naam van de ondertekenaar wordt met een timestamp in het licentierecord van de Workspace vastgelegd.

 

Artikel 1. Doeleinden van verwerking

1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van:

  • het in de ‘cloud’ opslaan van gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke en haar/zijnklanten, en bijbehorende online diensten;
  • het aanbieden en beheren van een online leer- en samenwerkingsomgeving door Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke;
  • het versturen van nieuwsbrieven en andere berichten voor Verwerkingsverantwoordelijke;
  • het beheer van de ledenadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald;
  • de verwerking van interacties tussen leden van een sub-omgeving (hierna: Workspace) van de Verwerkingsverantwoordelijke  zoals dialogen, post en reacties en uploads door leden.

1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker mag echter de persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden, zoals het enquêteren van de betrokkenen of het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.

Artikel 2. Verplichtingen Verwerker

2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (Privacy Impact Assessment / PIA’s).

Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens

3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden.
3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.

Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid

4.1. Verwerker stelt ten behoeve van de verwerkingen ICT-middelen ter beschikking die door Verwerkingsverantwoordelijke te gebruiken zijn voor de hierboven genoemde doelen. Verwerker verricht zelf alleen op basis van aparte afspraken verwerkingen.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.

Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers

5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden zoals opgenomen in de bijlage en zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte houden van grote wijzigingen.
5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien.
5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.

Artikel 6. Beveiliging

6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Verwerker heeft in ieder geval de maatregelen genomen zoals genoemd in de samenvatting van het Beveiligingsprotocol welke als bijlage is aangehecht aan deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker mag het Beveiligingsprotocol op ieder moment eenzijdig verbeteren of anderszins aanpassen.
6.3. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.4. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.

Artikel 7. Meldplicht

7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
7.2. Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:

  • de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
  • de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
  • de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
  • de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen

8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zullen Partijen het verzoek van de betrokkene in onderling overleg afhandelen. Verwerkingsverantwoordelijke blijft in dat geval wel eindverantwoordelijk voor de afhandeling.

Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 10. Audit

10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2. Deze audit mag plaatsvinden bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
10.5. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1. De aansprakelijkheid van partijen voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door de andere Partij ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Partijen voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan EUR 10,000.
11.2. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:

  • schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
  • redelijke en aantoonbare kosten om de betreffende partij ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
  • redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
  • redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.

11.3. De aansprakelijkheid van Partijen voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
11.4. De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de betreffende Partij of haar bedrijfsleiding.
11.5. Tenzij nakoming door de betreffende Partij blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van die Partij wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien de ene Partij de andere Partij onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en de andere Partij ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat de betreffende Partij in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
11.6. Iedere vordering tot schadevergoeding door de ene Partij tegen de andere Partij die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.

Artikel 12. Duur en beëindiging

12.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.3. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
12.4. Verwerker is gerechtigd deze overeenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal drie maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze drie maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.

Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

13.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.

 

Ondertekening

De verwerkersverantwoordelijke en tevens de elektronisch ondertekenaar van deze overeenkomst wordt vastgesteld op het moment van aanmaken van een Workspace op het Platform en bij bevestiging van nieuwe voorwaarden. De naam van de ondertekenaar wordt met een timestamp in het licentierecord van de Workspace vastgelegd.

Verwerker: LearningStone by Maximonster Interactive Things
Naam: Michiel Klønhammer
Datum: Datum timestamp op Het Platform

 

 

 

Bijlage 1: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen

 

Persoonsgegevens

Verwerker zal in het kader van artikel 1.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens van individuele leden-accounts worden beheerd door de respectievelijke accounthouders (de leden) nadat zij een uitnodiging tot lidmaatschap aanvaarden en kunnen op ieder moment worden ingezien en aangepast door deze leden. Wanneer een lid wordt verwijderd uit een groepsruimte, worden persoonsgegevens gegevens verwijderd uit de groepsruimte.

  • Telefoonnummers
  • Socialmedia-accounts (middels een koppeling t.b.v. login, geen wachtwoorden)
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Geboortedata
  • Profielfoto’s
  • NAW-gegevens
  • De gegevens van andere leden van groepsruimten waar een persoon in zit.

 

Overige gegevens

  • Leden van samenwerkende groepsruimten kunnen de volgende gegevens met elkaar delen: uploads (waaronder video en afbeeldingen), teksten en interacties met andere leden.
  • Beheerders van Workspaces (meerdere groepsruimten) kunnen bestanden, teksten en interacties delen met een hele Workspace of - wanneer dit op een openbare pagina wordt gedaan - met de hele wereld.

 

Financiële gegevens

Het Platform biedt betaalde diensten aan en vraagt hiervoor facturatiegegevens. Het Platform vraagt uitsluitend naar bankrekeningnummers wanneer dit strikt noodzakelijk is voor betalingen. De rekeningnummers en bijbehorende gegevens van de accounthouder worden bij het aanmaken of aanpassen van een account direct ingevoerd in het systeem van payment provider Stripe en niet door Het Platform bewaard. Voor meer informatie over de beveiliging en doorgifte van gegevens door Stripe, zie: https://stripe.com/privacy-shield-policy    

 

Van de categorieën betrokkenen:

  • Diegene die worden uitgenodigd tot het aanmaken van een account (uitstaande uitnodigingen)
  • Account-houders / Leden van groepsruimten binnen de leeromgeving

 

 

 

Bijlage 2: Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

 

Privacy by design

Het Platform is zodanig ontworpen dat gebruikers de scheiding tussen openbaar en privé eenvoudig kunnen overzien. Er bestaat een duidelijke rolverdeling voor de leden van een Workspace van het Platform. Iedere Workspace kent een of meerdere openbare pagina’s die worden beheerd door de beheerders van de Workspace. De Workspaces bevatten groepsruimten. Workspace-beheerders kunnen toegang krijgen tot alle groepsruimten in een Workspace en gegevens delen tussen de groepsruimten binnen een Workspace. Alleen leden van een groepsruimte krijgen toegang tot de informatie binnen die groepsruimte. Leden hebben alleen toegang tot de groepsruimte waarvoor zij zijn uitgenodigd. Alleen leden van samenwerkende (collaborative) groepsruimten kunnen elkaar zien en met elkaar informatie uitwisselen.

 

Beveiliging applicatie

Beheerders, coaches of leden kunnen inloggen op de applicatie met een account van het Platform. Dit betreft een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Dit wachtwoord is nooit zichtbaar, wordt nooit gemaild en is ook niet door de medewerkers van Verwerker op te zoeken. Het is tevens mogelijk om een externe login zoals de Facebook- of LinkedIn-Login te gebruiken. Deze is uitsluitend gekoppeld met de login. Er worden nooit gegevens buiten het autorisatieverzoek aan Facebook of LinkedIn doorgegeven.

 

Secure hosting locatie

Het Platform wordt gehost in een beveiligd datacentrum in Nederland. Zie bijlage Subverwerkers.

 

Geen onnodige data verzameling

Er worden geen gegevens verplicht die niet nodig zijn (bv geslacht, leeftijd enz) al is het mogelijk dat individuele beheerders leden vragen om deze informatie in te vullen. Er worden geen financiële gegevens, cijfers of gezondheidsgegevens bewaard door het Platform maar het is wel mogelijk dat de individuele beheerders of groepsleden binnen de Workspace dergelijke informatie opslaat.

 

Permanent verwijderden van data

Verwerkingsverantwoordelijke kan de verwerker vragen om een Workspace permanent te verwijderen. Hiermee worden de onderliggende accounts geheel verwijderd tenzij deze ook in een andere Workspace voorkomen. In dat geval wordt alleen de koppeling met dat account en alle data die is toegevoegd binnen de Workspace, verwijderd.

 

Geen rechtstreeks links

Het is niet mogelijk om buiten de beveiliging om middels rechtstreekse links informatie te raadplegen.

 

Beperkte toegang

De servers zijn uitsluitend toegankelijk door een beperkt aantal medewerkers die een overeenkomst hebben getekend met de verwerker waarbij afspraken zijn gemaakt over veiligheid en vertrouwelijkheid.

Het is mogelijk dat medewerkers van de verwerker voor support-doeleinden ‘meekijken’ binnen een Workspace, groepsruimte of individueel account. Dit wordt uiterst vertrouwelijk uitgevoerd en nooit aan derden getoond.

 

Back-ups

Alle data uit de database wordt dagelijks, na encryptie middels AES256, geback-upt en op een externe locatie opgeslagen. Deze back-ups zijn alleen beschikbaar voor senior medewerkers van de verwerker en worden alleen bij calamiteiten gebruikt. Het is daarbij mogelijk dat er dataverlies optreedt.

Individuele media-items op het Platform kunnen worden verwijderd en zijn dan niet meer terug te halen door de leden van de groep.

Back-ups worden niet langer dan een jaar bewaard.

 

HTTPS

De inlogpagina en alle pagina’s van de applicatie zijn middels een SSL-certificaat beveiligd.

 

Automatic pentesting

De servers van het Platform wordt automatisch iedere week getest op penetratiemogelijkheden.

 

 

 

Bijlage 3: Subverwerkers

 

Verwerker maakt voor het Platform gebruik van de volgende Subverwerkers. Het is mogelijk dat deze lijst in de toekomst wordt uitgebreid door het uitbreiden of aanpassen van diensten.

 

 

  • Google Analytics waar pagina statistieken en mogelijk IP-nummers worden geanalyseerd om statistieken bij te houden. Verwerker valt als Europees bedrijf onder de aangepaste verwerkersovereenkomst van Google en heeft het delen van gegevens bij Google Analytics tot een minimum beperkt. Voor meer informatie zie: https://support.google.com/analytics/answer/3379636?hl=en

 

  • Stripe: Voor abonnementen op onze diensten door Workspace-administrators van het Platform maken wij gebruik van Payment Provider Stripe die gevestigd is in Ierland maar data uitwisselt met hun kantoor in de VS.
    Voor meer informatie over de beveiliging en doorgifte van gegevens door Stripe: https://stripe.com/privacy-shield-policy

 

  • Ingesloten media: Het Platform maakt het mogelijk om media zoals onder andere YouTube en Vimeo in te sluiten in een pagina. Door het kijken naar deze media verkrijgen de achterliggende diensten informatie zoals locatiegegevens van de gebruikers.