Help: Aan de slag voor Workspace Managers

1. De juiste licentie

Een voor-altijd-gratis licentie is handig om LearningStone mee uit te proberen of wanneer je LearningStone wilt gebruiken voor kleine groep en geen archief nodig hebt.

Een LearningStone workspace kan bestaan uit één of wel honderden groepsruimten die je kunt vergelijken met de kamers van een gebouw. Je kunt kiezen tussen "Samen-groepsruimten " waar de leden elkaar kunnen zien en samen kunnen werken of "Solo-groepsruimten" die geschikt zijn voor individuele eLearning of een-op-een eCoaching. Meer over Samen versus Solo.

Wanneer je kiest voor een betaalde licentie, kunt je meer dan één groepsruimte toevoegen, je eigen huisstijl toevoegen en kan groepsruimten archiveren voor later gebruik (en nog veel meer!). Wij tellen alleen actieve groepsruimten, dus je kunt er onbeperkt archiveren. En vergeet niet dat je elke maand kunt downgraden.

2. Zorg eerst voor jezelf!

Voordat je je met je deelnemers  en met de inhoud begint, is het verstandig om ervoor te zorgen dat je eigen profiel er professioneel uitziet. Klik op je profielafbeelding en voer zo veel informatie in als je zelf wil. Zorg ervoor dat je ten minste één foto uploadt, maar een tweede foto waar je op staat (of iets leuks) werkt nog beter. LearningStone werkt het beste als alle deelnemers hun foto uploaden.
Je kunt hier ook je voorkeuren bekijken. Misschien wil je straks meer of minder notificaties of wil je je privacy instellingen aanpassen.

3. Wie is de baas?

Als je net een workspace hebt aangemaakt, hebben wij twee groepsruimten aangemaakt: de beheerdersgroep en een test-groepsruimte. In de beheerdersgroep kan je een Workspace Administrator instellen (de baas) die beslist wie in de beheerdersgroep mag of een Workspace Manager (beide mogen in alle andere groepen, zonder daar beheerder van te zijn).

Een groepsruimte zoals de testgroep heeft "leden" (de deelnemers), een "coach" (de instructeur, trainer etc.) die alles in de groepsruimte kan aanpassen en de "groepsbeheerder" die dit ook kan, maar die ook berichten over bijvoorbeeld nieuwe leden krijgt. De coach en beheerder kunnen de zelfde persoon zijn als dat handig is.
Meer informatie voor beheerders

4. Bewerk de publieke website

Wanneer je workspace werd aangemaakt, hebben wij een één-pagina openbare website toegevoegd (de landingspagina). Je vindt de openbare pagina's door in te loggen en op de naam of het logo van de workspace te klikken.

Als je een Workspace Manager bent, zie je een drie stippen-icoon op de eerste pagina. Klik daarop om te bewerken.

Lees meer over publieke pagina’s aanpassen.

5. Een eigen huisstijl

De workspace heeft een standaard LearningStone “skin” of huisstijl die bestaat uit een logo, een gekleurde bovenbalk en een achtergrond afbeelding (die ook alleen een kleur kan zijn).

Ga naar Instellingen> Workspace-instellingen om het ontwerp van de workspace aan te passen.

Een groepsruimte kan ook zijn eigen achtergrond hebben, maar geen logo of bovenbalk hebben.

6. Namen en functies

Ga naar de groepsruimte en klik op “Instellingen”. Kies "Algemeen" en verander de naam van de groepsruimte.

Elke groepsruimte wordt geleverd met een set van voorgeconfigureerde functies: een startpagina met cursustijdlijnen en een “Prikbord”, “Mensen” en meer. Ga naar “Instellingen" en kies "Layout, functies". Je kunt deze gewoon laten zoals ze zijn of je kunt functies aan en uit zetten of beslissen wie welke functies mag wijzigen. Als je bijvoorbeeld niet wilt dat leden van de groepsruimte de agenda mogen aanpassen, zet je deze op "Zichtbaar".

7. Voeg een cursustijdlijn toe

Ga naar Instellingen > Cursustijdslijn en maak of kopieer een cursustijdlijn. De cursustijdlijn is een reeks van functies, interacties en bronnen (documenten, video's etc.) die de deelnemers zullen zien.

Wij hebben twee voorbeelden in de test-groepsruimte geplaatst die je kunt uitproberen. Door de publicatiedatum van de blokken aan te passen kun je delen afsluiten tot een latere datum wanneer je nog niet klaar bent om alles te publiceren.

Meer over cursustijdslijnen

8. Plaats een paar gastvrije berichten op het prikbord

De sociale tijdlijn of het prikbord aan de rechterkant van de startpagina is eenvoudig in gebruik. Het is een prima plek om alvast een welkomstwoord of foto’s te plaatsen zodat mensen weten wat de bedoeling is.

9. Nodig deelnemers uit

We noemen de deelnemers "leden" en er zijn verschillende manieren om hen uit te nodigen. Je kunt ze één-op-één toevoegen of je kunt gewoon alle e-mailadressen toevoegen en ze in een keer uitnodigen.

Je kunt ook een uitnodiging met een uitnodigingslink afdrukken. Ga naar de pagina “Uitnodigen” om dit te doen.

Zodra je ze hebt uitgenodigd, kun je gegevens aanpassen, herinneringen versturen of leden verwijderen op de pagina "Leden Indelen".

Meer over uitnodigen

10. Het verzenden van berichten naar de groep

Zodra je leden hebt toegevoegd bij “Leden indelen”, kun je berichten sturen (die ook worden verzonden naar de e-mailadressen). Kies de “Berichten” om dit te doen, of klik op "Bericht versturen" in iemands profiel.

Het is goed om te weten dat je ook gewoon kunt antwoorden op een LearningStone e-mail in je normale e-mailprogramma (Outlook, Gmail etc.). LearningStone zorgt ervoor dat het bij de juiste persoon aankomt zonder dat je hun directe e-mailadres ziet.

Beheerders en coaches kunnen berichten sturen naar hele groepen mensen. Let op de tabbladen bij Berichten >Nieuw bericht > Ontvanger.

11. Stoppen

Zodra de training of coaching traject wordt beëindigd of de groepsruimte niet meer nodig is, kun je besluiten om deze te verwijderen of te archiveren. Ga naar Instellingen > Archiveren of Verwijderen. Of ga naar de Catalogus en kies "Archiveren" in het menu en dan (in het Archief) kies "Verwijderen" indien echt nodig.

Wanneer je een groepsruimte archiveert, worden alle functies bevroren (leden kunnen niets meer invoeren), maar je kunt nog steeds in contact met de leden komen.

12. En de volgende stap?

Je bent vrij om te upgraden, downgraden of te stoppen wanneer je maar wilt. Ga gewoon naar Instellingen > Workspace Instellingen > Account

Heb je vragen? Stuur ons die met de Feedback-functie onderaan ieder scherm. Wij helpen je graag!